MATD: Le torchon brûle à la DNARPROMA. Le désordre menace le service aux organisations de la société civile.
Agréments, récépissés, dossiers en souffrance, absence de responsables et accusations de pratiques irrégulières. La Direction nationale chargée des organisations de la société civile fait face à de nombreux dysfonctionnements.
Le malaise semble gagner du terrain à la Direction Nationale de l’Administration du Référencement et de la Promotion des Associations (DNARPROMA), une administration dont le rôle est pourtant stratégique dans l’encadrement et la reconnaissance des organisations de la société civile guinéenne.
Cette direction intervient notamment dans le traitement et la délivrance des agréments et récépissés concernant les ONG, fondations, associations, groupements, coalitions, fédérations et autres organisations relevant de la société civile. Autrement dit, une grande partie des acteurs associatifs guinéens est directement ou indirectement appelée à passer par cette administration pour obtenir ou renouveler les documents leur permettant d’exercer leurs activités dans le respect des procédures administratives.
Or, derrière cette mission importante, plusieurs dysfonctionnements présumés sont aujourd’hui dénoncés par des acteurs qui fréquentent régulièrement les services de la DNARPROMA.
Un organigramme largement inexécuté
La première source d’inquiétude concerne l’organisation même de la Direction. Selon les informations recueillies, aucun des trois postes de chefs de division ne serait actuellement pourvu, tandis que les six postes de chefs de section prévus dans l’organisation ne seraient pas davantage occupés par des responsables officiellement nommés. À cette situation s’ajoute l’absence d’un Directeur national adjoint pour assister la Directrice nationale dans la coordination quotidienne des activités.
Cette situation pose une question fondamentale : comment assurer efficacement le fonctionnement d’une administration aussi stratégique lorsque plusieurs niveaux essentiels de la chaîne hiérarchique ne sont pas effectivement opérationnels ?
En l’absence de responsables intermédiaires clairement identifiés, des cadres s’interrogent sur la répartition des tâches, les mécanismes de contrôle, la supervision des dossiers et la responsabilité de certaines décisions.
Des conditions de travail qui suscitent l’incompréhension
Le malaise ne concernerait pas uniquement les procédures administratives. Des agents rapportent que certains secrétaires détenant les clés des bureaux n’ouvriraient les locaux qu’aux environs de 9 h 30, alors que des cadres arrivent dès le début de la matinée.
Conséquence : certains agents seraient présents sur leur lieu de travail sans pouvoir accéder à leur bureau et, dans certains cas, aux toilettes. Une situation qui paraît pour le moins paradoxale dans une administration publique censée assurer un service quotidien aux usagers.
Des dossiers qui s’entassent, certains depuis 2022
Le traitement des dossiers constitue également l’un des principaux sujets de préoccupation.
Des demandes d’agrément, de renouvellement et autres dossiers administratifs seraient en attente depuis plusieurs années. Certains dossiers introduits depuis 2022 n’auraient toujours pas connu de traitement définitif, selon des témoignages recueillis auprès de personnes concernées.
Plus préoccupant encore, des dossiers de demande d’agrément ou de renouvellement seraient entassés dans les bureaux, voire déposés à même le sol, donnant l’image d’un service confronté à un sérieux problème d’organisation et d’archivage.
Cette situation soulève plusieurs interrogations : existe-t-il un registre chronologique fiable ? Les dossiers sont-ils traités selon leur date d’arrivée ? Existe-t-il un système permettant au demandeur de connaître l’état d’avancement de son dossier ?
La question du respect de l’ordre d’arrivée
Autre grief régulièrement évoqué : le principe de traitement des dossiers selon leur ordre d’arrivée ne serait pas toujours respecté. Des acteurs de la société civile affirment avoir constaté que certains dossiers nouvellement introduits seraient traités avant des dossiers plus anciens.
Si ces informations étaient confirmées, une telle pratique poserait naturellement la question de l’égalité de traitement des usagers et de la transparence de la procédure administrative.
Un dossier déposé depuis plusieurs années ne devrait-il pas pouvoir être suivi à partir d’un numéro d’enregistrement permettant de connaître précisément sa position dans la chaîne de traitement ?
Des usagers qui défilent pour « faire avancer » leurs dossiers
C’est probablement l’un des aspects les plus sensibles de la situation dénoncée. Des personnes fréquentant régulièrement les services de la DNARPROMA rapportent que certains demandeurs seraient amenés à multiplier les visites dans l’espoir de faire avancer leurs dossiers, avec des allégations de paiements ou de contreparties informelles.
Il ne s’agit pas ici d’affirmer que tous les agents seraient concernés. Mais la récurrence de ces témoignages mérite, à tout le moins, des explications, des vérifications et, le cas échéant, un mécanisme indépendant permettant de signaler et de vérifier les éventuels abus.
Une administration chargée de reconnaître officiellement lesg organisations de la société civile ne peut fonctionner dans un climat où les usagers auraient le sentiment que la rapidité du traitement d’un dossier dépend de relations personnelles ou de moyens financiers.
Le « suivi-évaluation », nouvelle source d’interrogations ?
D’autres acteurs évoquent également l’existence d’opérations présentées comme du « suivi-évaluation » des organisations. Là encore, les pratiques dénoncées mériteraient d’être clarifiées : quelles sont exactement les bases légales et réglementaires de ces missions ? Quels sont les critères de sélection des organisations ? Existe-t-il une grille officielle ? Les frais éventuellement demandés sont-ils fixés par un texte ? Sont-ils accompagnés de quittances ou de justificatifs ?
Certains interlocuteurs affirment avoir constaté des montants variables selon les organisations ou selon les personnes reçues, parlant d’un suivi-évaluation qui serait « facturé suivant la tête du client ».
Ces accusations, qui doivent être vérifiées, sont suffisamment sérieuses pour justifier une clarification officielle des procédures et des éventuels frais applicables.
Une administration stratégique ne peut fonctionner dans le flou
Le problème dépasse finalement la seule situation interne de la DNARPROMA.Cette Direction est au cœur de la relation entre l’État et une grande partie des organisations de la société civile guinéenne. Elle intervient dans un domaine qui touche à la liberté d’association, à la structuration du mouvement associatif, à la reconnaissance juridique des organisations et à leur capacité à fonctionner officiellement.
Son bon fonctionnement devrait donc être une priorité. Lorsqu’un responsable d’ONG doit attendre plusieurs années pour obtenir une réponse à une demande, lorsque des dossiers s’accumulent sans visibilité, lorsque l’ordre de traitement est contesté et lorsque des usagers évoquent des pratiques financières informelles, c’est la crédibilité de toute la chaîne administrative qui risque d’être affectée.
Où sont les mécanismes de contrôle ? La question mérite également d’être posée aux autorités de tutelle :
Quel est le taux de dossiers en attente à la DNARPROMA ?
Combien de demandes introduites en 2022, 2023, 2024, 2025 et 2026 restent encore sans suite ?
Existe-t-il un registre informatisé permettant de suivre chaque dossier ?
Les dossiers sont-ils traités suivant leur ordre d’enregistrement ?
Pourquoi les postes de chefs de division et de chefs de section restent-ils vacants ?
Pourquoi aucun Directeur national adjoint n’est-il nommé pour seconder la Directrice nationale ?
Quels sont les textes encadrant les opérations de suivi-évaluation ?
Existe-t-il des frais officiellement fixés pour ces opérations ?
Les usagers reçoivent-ils systématiquement des reçus pour les paiements effectués ?
Quel mécanisme permet à un usager de dénoncer un éventuel abus sans craindre des représailles ?
Le temps de remettre de l’ordre
Le constat qui se dégage des différents témoignages est celui d’une administration qui aurait besoin d’une profonde réorganisation.
Il ne s’agit pas de mettre en cause l’ensemble des agents de la DNARPROMA. Beaucoup de fonctionnaires peuvent être confrontés à des difficultés organisationnelles qui dépassent leur propre responsabilité.
Mais une chose paraît essentielle : les organisations de la société civile ont besoin d’une administration prévisible, transparente et accessible.
Il devient donc nécessaire de renforcer l’organisation interne, de pourvoir les postes de responsabilité, de mettre en place un système moderne de gestion et de traçabilité des dossiers, de respecter des critères objectifs de traitement et de clarifier publiquement toutes les procédures et éventuels frais.
La mise en place d’un guichet de suivi des dossiers, avec numéro d’enregistrement, date de dépôt, responsable chargé du traitement et état d’avancement, permettrait déjà de réduire considérablement les zones d’ombre. Car lorsqu’un dossier peut rester plusieurs années sans réponse pendant qu’un autre, arrivé récemment, semble avancer rapidement, le doute finit inévitablement par s’installer.
La DNARPROMA n’est pas une administration ordinaire. Elle est l’une des portes d’entrée institutionnelles de la société civile guinéenne. À ce titre, elle mérite une organisation à la hauteur de cette responsabilité. Une réponse de la DNARPROMA attendue
Face à ces nombreuses interrogations, la Direction nationale, sa tutelle et les autorités compétentes sont invitées à apporter des éclaircissements sur les faits rapportés, notamment sur l’état des dossiers en souffrance, les critères de traitement, les postes vacants, les opérations de suivi-évaluation et les éventuels frais appliqués.
La transparence et le droit de réponse doivent permettre d’établir les faits, de distinguer les dysfonctionnements administratifs des éventuelles pratiques fautives et surtout de restaurer la confiance entre l’administration et les organisations de la société civile.